Poupar tempo, trabalho e reforçar a ligação com o paciente

Aliar as novas tecnologias à atividade da Medicina Dentária é cada vez mais uma realidade. Permite poupar tempo e dinheiro, gerindo as clínicas de forma integrada com uma organização e dinamismo que não seria possível com os registos em papel. Os softwares de gestão vieram para ficar e já há quem não saiba trabalhar de outra forma.

São ferramentas essenciais na prática de Medicina Dentária no que respeita à organização de processos clínicos, agendamento, faturação, planeamento e organização financeira. Aliados à possibilidade de envio de e-mails e SMS’s automáticos, o acompanhamento eficiente dos pacientes fica garantido. As clínicas e os profissionais da área têm vindo a recorrer a empresas que comercializam softwares de gestão para uma melhor organização da atividade. A SAÚDE ORAL falou com alguns médicos dentistas que confessam que já não se imaginam a voltar aos procedimentos em papel e que as novas tecnologias são parte imprescindível da prática clínica. “O dia-a-dia clínico leva a que, por vezes, se ignorem determinados factos que a médio-longo prazo podem contribuir para uma diminuição do fluxo de pacientes – e consequente quebra de rendimentos para a clínica. Um software de gestão que mede e avalia objetivamente o fluxo de pacientes, tratamentos e rendimentos em tempo real é uma ferramenta poderosa para maximizar a capacidade do nosso negócio”, afirma Samuel Leça, médico dentista. Para prestar os melhores serviços à comunidade durante longos anos torna-se essencial “otimizar e potencializar os recursos existentes”, sublinha. A Clínica Dentária Mariluz Brandão dispõe de um software de gestão há pouco mais de um ano. “Ver o nosso desempenho financeiro e de fluxo de pacientes em tempo real, comparando-o com períodos homólogos de anos anteriores são das ferramentas mais apreciadas. Proporcionou-nos uma visão completamente diferente da nossa clínica em termos de mínimos de rentabilidade a atingir, clientes ativos/inativos e áreas a investir”, acrescenta o médico dentista.

A Clínica Mota, em Leiria, tem mais experiência nesta área uma vez que utiliza há vários anos softwares de gestão. “Na altura considerei ser uma ferramenta importante e indispensável para acompanhar o crescimento da clínica. Comecei a utilizar por volta de 2002 e na altura a ideia era unicamente fazer o controlo de agendas, pois já éramos cinco médicos dentistas. Os programas foram evoluindo e passámos a dispor de ferramentas não só de gestão de pacientes, mas de ajuda à gestão da clínica”, explica Carlos Duarte. Gosta da versatilidade e da integração de valências, salientando o facto de ter toda a informação dos pacientes, desde o diagnóstico ao plano de tratamento, incluindo fotografias e informação radiológica, seja em 2D ou em 3D. “Terminei com a utilização de fichas de papel e radiografias em película. A área de gestão também é excelente, pois passei a dispor de informação vital para o funcionamento da clínica, sempre atualizada. Não me imagino a trabalhar sem esta ferramenta”, sublinha.

Avaliar a saúde do negócio

É impensável para Nuno Ventura, médico dentista do Centro Médico Dentário Luís Catarino voltar a trabalhar em papel e de forma não integrada. “Não trabalhar com um software de gestão seria regredir até 15 ou 16 anos atrás e voltar a ter fichas em papel, faturação em folhas diárias, contas de laboratório que no final do mês tinham de ser subtraídas, raio-X em película e afins. Trabalho com um software de gestão há cerca de sete ou oito anos. Foi uma escolha muito ponderada na altura e avaliámos todas as opções existentes no mercado. O software que escolhemos tinha uma série de features já nessa época que iam ao encontro do que procurava. O aspeto gráfico de fácil compreensão, existindo a possibilidade de confirmação de consultas por SMS distingue este software dos demais”, explica.

A possibilidade de “poder parametrizar uma série de aspetos relacionados com a prática clínica de cada um e não estar sujeito a uma forma que sirva a todos” é um dos pontos em que considera que o software mais cresceu. Hoje em dia, o endodontista da Clínica tem na sua consulta a listagem completa de limas com que trabalha e que pode mudar quando quiser. “No caso da dentisteria, em cada restauração posso escolher não só a resina que utilizei, mas também a cor que foi usada na dentina, corpo e esmalte. Na Implantologia registamos a marca, o modelo, comprimento e torque obtido. Todos estes dados podem ser usados mais tarde através de uma folha de cálculo e a partir daí ser extrapolados para a gestão”, salienta Nuno Ventura. Sabe, a cada dia, como é que a clínica se está a comportar. “Um dos aspetos de que mais gosto, e que nos liberta a receção em termos de tempo é a confirmação de consultas por SMS. Aquilo que antes era um processo moroso e que ocupava uma rececionista grande parte do tempo passou a ser um processo rápido e eficaz. Sem dúvida alguma que tem sido uma aposta ganha”, sublinha.

Samuel Leça reforça as mesmas vantagens ao afirmar que o software que utiliza coloca “em evidência os melhores meses no que diz respeito à rentabilidade e fluxo de pacientes, bem como a distribuição dos mesmos em termos de faixa etária, estrato socioprofissional e género”. O facto de esta ferramenta permitir saber o target exato da clínica levou à criação de campanhas dirigidas às necessidades da maioria dos pacientes. “Permitiu-nos igualmente saber as áreas mais rentáveis da medicina dentária e implementar melhorias para reverter as situações das menos rentáveis. A ferramenta que nos revela os potenciais clientes perdidos também é uma mais-valia para a criação de campanhas de retorno de pacientes, uma vez que é significativamente mais fácil captar um cliente antigo do que um novo”, refere. Voltar atrás seria “impossível” e significaria um grande retrocesso. “Trabalhar com análises em tempo real e avaliar semanalmente a saúde do nosso negócio permitiu-nos ‘tomar as rédeas’ e direcionar em tempo útil decisões vitais para o bom funcionamento da clínica, algo que seria impossível de fazer manualmente em tempo útil”, conclui.

Soluções que se destacam

“Atrevo-me a dizer que hoje em dia é imprudente tentar gerir uma clínica sem uma ferramenta informática integrada. O elevado volume de informação gerada em milhares de processos clínicos e a relação dos mesmos com faturação a pacientes, convenções e seguros, prescrição eletrónica de medicamentos, comunicação eletrónica mensal à autoridade tributária (SAFT) e armazenamento de imagem médica digital, não pode ser eficazmente organizada de outra forma”, fundamenta Rui Silveira, Diretor Geral da Imaginasoft HealthCare Solutions (HS).

Com a implementação de um sistema integrado de gestão, a clínica passa a ter a informação relacionada, o que permite evitar erros, obter dados instantaneamente, criar uma importante ferramenta de apoio à decisão clínica, financeira, de gestão e planeamento. “Ou seja, disponibiliza ao clínico e ao gestor (na maioria dos casos a mesma pessoa) o que se sintetiza no termo Business Intelligence, permitindo-lhe maximizar o seu tempo para uma melhor prática clínica, em prol da satisfação dos seus clientes”. Além da melhor organização, uma das grandes vantagens destes serviços é o desempenho. “Com softwares de gestão, as clínicas passam a dispor de um repositório digital organizado e com muitos ganhos no que concerne à velocidade de acesso da informação. Passam a ter o potencial de efetuarem uma análise à evolução do negócio podendo sustentar decisões de gestão das clínicas”, acrescenta Francisco Jesus, da Tactis. As funcionalidades destas ferramentas permitem uma “maior interação e comunicação com os clientes das clínicas” e os softwares de gestão possibilitam, por exemplo, comunicar com pacientes com os quais não se interage há algum tempo em datas específicas, como por exemplo na data de aniversário, após a realização de certos tipos de tratamentos de que necessitam, etc. “Uma boa comunicação com os clientes está na base do sucesso de qualquer empresa”, acrescenta.

Mais eficiência, menores custos

Poupar tempo e trabalho. Eis dois benefícios ligados à aplicação de tecnologias de informação nas clínicas de Medicina Dentária. “Nos dias que correm não faz sentido uma clínica não ter um software de gestão”, defende Dilen Ratanji, Diretor Geral da Dentbizz, que disponibiliza “um software pioneiro no mercado, o DentBizz Manager®. É uma plataforma web, que funciona 24 horas por dia, acessível em qualquer parte do mundo, e que disponibiliza ao gestor / diretor clínico um conjunto de mapas e gráficos, atualizados automática e diariamente, que agilizam a tomada de decisões estratégicas de uma forma muito assertiva e direta”. No fundo são convertidos os dados provenientes do software de gestão em informação estratégica, de acordo com o know-how da empresa na área da gestão e marketing. “Este software não é concorrencial aos softwares de gestão clínica, mas sim complementar. O DentBizz Manager é compatível com os principais softwares de gestão do mercado e disponibilizamos ainda uma versão gratuita”, sublinha o responsável.

Por seu turno, no ano de 2014 a Imaginasoft HS concluiu um “importante upgrade na linguagem de programação e suporte de base de dados das aplicações informáticas desenvolvidas na empresa”.  Recentemente foram introduzidos “novos módulos que acrescentam outras valências à solução Newsoft Ds®, nomeadamente a gestão de stocks / encomendas a fornecedores e o módulo de estatística avançada”, explica Rui Silveira.

Antecipar o caminho ideal que vá de encontro às necessidades dos clientes é um dos objetivos da Tactis. “Nesse sentido, e em conjugação com o mercado, estamos apostados em migrar algumas das funcionalidades do nosso software de gestão para plataformas móveis, que têm apresentado uma grande aceitação por parte do público em geral”, diz-nos Francisco Jesus. Por outro lado, a empresa aposta no fornecimento de funcionalidades ao nível da análise de negócio e de apoio à decisão. E se há uns anos o papel era essencial nas clínicas, hoje em dia o apoio informático é inigualável e são inúmeras as vantagens de gerir informaticamente os dados dos pacientes. “A pesquisa de um determinado cliente pode ser realizada numa fração de segundos, assim como a atualização dos dados pessoais e/ou clínicos. A questão da economia de custos também é evidente, pois racionalizam-se os custos relativos ao papel eliminando-se também o problema logístico associado à armazenagem do arquivo”, explica Dilen Ratanji. Os dados podem estar na cloud permitindo que o utilizador aceda aos mesmos, a qualquer hora e em qualquer lugar. “Por outro lado, aumenta-se a eficiência na gestão do tempo, uma vez que é possível estarem vários utilizadores ao mesmo tempo a utilizar um determinado módulo do software”. Além de permitir uma abordagem ao cliente em vários domínios, uma clínica informatizada passa uma imagem de “modernizada e sofisticação” adequada aos dias de hoje.

Vale a pena o investimento?

“Um sistema de gestão integrado e orientado para as práticas e especificidades da Medicina Dentária será certamente o melhor investimento que podem fazer para potenciar de forma sustentada o crescimento da vossa atividade”, defende Rui Silveira. Para quem ainda tem dúvidas ou não se deixou convencer por uma solução em particular, Francisco Jesus sugere o aconselhamento de colegas “experimentados para antecipar as mais-valias na adoção de uma solução informática”.

As novas estruturas a surgir no mercado já nem equacionam abrir sem um software de gestão adequado. Mas colocam-se alguns desafios aos que já têm este tipo de soluções. “As que já têm, infelizmente não tiram o máximo proveito das suas funcionalidades. Deviam apostar mais na formação do software que utilizam. Nas clínicas da ‘velha guarda’ às vezes é difícil transmitirmos ao Diretor Clínico qual a importância dos softwares de gestão, ou seja, é difícil formatarmos o mindset criado há muitos anos. Obviamente que as clínicas que estão atentas ao mercado, à sua concorrência e às exigências dos seus pacientes, têm clara perceção de que necessitam de um software de gestão clínica para gerir corretamente a sua carteira de pacientes e, naturalmente, potenciar o negócio através de uma correta análise da informação gerada”, alerta Dilen Ratanji.

Aposta na inovação

Recentemente, “a Imaginasoft HS foi selecionada para informatizar a maior rede de clínicas em Portugal. Um processo complexo de migração de dados de antigas aplicações e centralização de informação que decorre atualmente e que traz um importante desafio à equipa de programadores e integradores, sendo também uma oportunidade única para consolidar a capacidade do software de operar em grandes unidades de saúde (nacionais e internacionais)”, afirma Rui Silveira. Em paralelo, a empresa está a preparar novidades “para as mais de 1200 clínicas que apostam na solução informática Newsoft Ds®. A mobilidade da informação (multi-plataforma e multi-dispositivo), o portal de apoio à gestão das clínicas e novas ferramentas que potenciem o CRM (Customer relationship management)” são algumas das apostas. Em 18 anos, Rui Silveira mantem a convicção que o motivou a iniciar este projeto: “a Medicina Dentária é uma das áreas médicas mais complexas e exigentes no que diz respeito ao volume de informação clínica e administrativa que gera”.

Consolidar os processos de disponibilização de funcionalidades em plataformas móveis é uma das metas da Tactis. “Levantando um pouco a ‘ponta do véu’ pretendemos disponibilizar funcionalidades da especialidade, como o registo periodontal, a prescrição eletrónica de medicamentos, entre outras”, destaca Francisco Jesus. A aposta na inovação nesta empresa foi distinguida pela mais recente edição dos Prémios Saúde Oral. A Tactis recebeu o prémio de Melhor Sofware Clínico pelo segundo ano consecutivo, motivo pelo qual o seu responsável se sente muito “orgulhoso”. Estes prémios são vistos por toda a equipa como “um reconhecimento por parte dos clientes e que cria um compromisso no sentido de continuar a servi-los da melhor forma possível”, revela. Confessa que é “bom trabalhar com alguma pressão” e que tudo será feito para “continuar a merecer este reconhecimento”.

Artigo publicado na edição de julho/agosto de 2015 da revista SAÚDE ORAL